Monitorização
O ciclo de gestão anual previsto pelo Conselho Diretivo do IPST inclui as seguintes fases:
- Fixação dos objetivos do IPST para o ano seguinte, tendo em conta a sua missão, as suas atribuições, os objetivos estratégicos plurianuais determinados superiormente, os compromissos assumidos na carta de missão pelo dirigente máximo, os resultados da avaliação do desempenho e as disponibilidades orçamentais;
- Aprovação do orçamento e aprovação, manutenção ou alteração do mapa do respetivo pessoal, nos termos da legislação aplicável;
- Elaboração e aprovação do plano de atividades para o ano seguinte, incluindo os objetivos, atividades, indicadores de desempenho do instituto e de cada unidade orgânica;
- Monitorização e eventual revisão dos objetivos do instituto e de cada unidade orgânica, em função de contingências não previsíveis ao nível político ou administrativo;
- Elaboração do relatório de atividades, com demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados, nele integrando o balanço social e o relatório de auto-avaliação previsto na lei.
Pretende-se com o processo de monitorização uma gestão ativa e dinâmica da estratégia que permita uma atuação atempada. Os elementos a monitorizar são:
- Mapa da Estratégia através do QUAR (SIADAP 1)
- Objetivos das Unidades orgânicas
- Objetivos dos Dirigentes (SIADAP 2)
Definiu-se o período semestral para a monitorização ao nível dos objetivos e o reporte mensal e anual para a monitorização das atividades e projetos que contribuem para a concretização dos objetivos definidos.
O sistema de monitorização do desempenho deverá ser composto pelos seguintes mecanismo de coordenação:
- Monitorização mensal mediante follow –up e report ao Conselho Diretivo;
- Monitorização extraordinária: sempre que necessário, e em função do relatório mensal, a monitorização e revisão dos objetivos poderá ser concretizada mediante reuniões de coordenação entre o Conselho Diretivo e os Dirigentes/Coordenadores das Unidades Orgânicas;
- Monitorização semestral do QUAR mediante aferição da taxa de execução e revisão de objetivos, a ser enviada a aprovada pela tutela.
Face às necessidades de planeamento e centralização do IPST, o Conselho Diretivo do IPST disponibilizará uma ferramenta que permitirá a monitorização dos indicadores dos objetivos, sendo focada nos indicadores-chave de desempenho (KPIs). Esta ferramenta requer a introdução manual dos dados e inclui um “dashboard” com as taxas de realização dos KPIs e a monitorização de todos os indicadores. A ferramenta requer que a introdução dos dados ocorra, pelo menos, mensalmente.
O Conselho Diretivo, assim como os responsáveis das diferentes áreas, poderão conhecer o “estado da organização” com a diferença de um mês em relação ao tempo real, o que permitirá a tomada de ações, se necessárias, de forma a atingir os objetivos de acordo com o planeamento (eficientemente). Esta metodologia visa, também, a melhor coordenação entre o Conselho Diretivo e os responsáveis das áreas e entre os responsáveis das áreas, de forma a aumentar a capacidade para atingir os objetivos com baixo desperdício de recursos.